Geef het monster een naam

en het wordt een vriendelijk dier

Honderdeenenvijftigduizend kunstwerken. Even voluit geschreven proberen wij ons een beeld te vormen van de omvang van de kunstcollectie van Museum Boijmans Van Beuningen. Na de sluiting van het museum voor de grootscheepse renovatie en verbouwing – die naar verwachting in 2026 is afgerond – is die verzameling van 151.000 voorwerpen verdeeld over vijf depots elders in ons land en in België. En een deel van de collectie is op tournee onder de titel ‘Boijmans bij de Buren’ en ‘Boijmans in het Buitenland’. In 2021 is de bouw van Depot Boijmans van Beuningen voltooid: het eerste voor iedereen toegankelijke kunstdepot ter wereld. Aan Sjoerd Voss de schone taak om de verhuizing te coördineren en in goede banen te leiden.

IK BEN VERVELEND

Sjoerd Voss (1965) heeft ‘Projectleider Verhuizing Collectie’ op zijn visitekaartje staan. Al wordt er intern niet gesproken over een verhuizing, maar over ‘inhuizing’. En laat Voss nu de persoon zijn die zich daadwerkelijk een beeld heeft gevormd van de omvang van die collectie. Bij wijze van spreken tot drie cijfers achter de komma. Hij is in de Nederlandse museumwereld geen onbekende. Het leegruimen en na de verbouwing weer inruimen van het Rijksmuseum? Verhuizingen bij het Stedelijk Museum? Het verhuizen van de collectie van het Scheepvaartmuseum en de verhuizing van de collectie van het Amsterdam Museum naar het nieuw gebouwde depot? Allemaal het werk van Sjoerd Voss.

Tweedehandsautoverkopers

Van huis uit studeerde Voss rechten, maar hij rolt al vrij snel de kunstwereld in. Niet zozeer uit liefde voor de kunst, al kan hij een mooi schilderij of indrukwekkende sculptuur zeker op waarde schatten, maar uit liefde voor strakke processen en de plek van de mens in dat proces. Bij Sotheby’s – het prestigieuze en internationale veilinghuis – wordt hij turnaround manager. Het analyseren van bedrijfsprocessen en daar vervolgens iets van vinden. “Maar ja, zo’n Sotheby’s. Eigenlijk zijn het een soort veredelde tweedehandsautoverkopers hè,” zegt Voss met een knipoog. “Maar hier leerde ik wel de taal van de kunstminnaars spreken. Het wereldje beviel me en ik ben er gebleven.”

Militaire operatie

Eind 2018 werd Voss benaderd door Sandra Kisters, hoofd collectie en onderzoek bij Boijmans. “Ik heb wel gewoon netjes moeten solliciteren op de functie van projectleider verhuizing hoor, maar ik kreeg de klus vrij snel aangeboden. En tot mijn aangename verrassing trof ik daar Gonny van de Moosdijk, met wie ik al had samengewerkt in het Stedelijk Museum. En Gonny was vast begonnen met het in kaart brengen van de collectie. Niet alleen in soort, aantal en formaat, maar – belangrijker – in volume,” vertelt Voss. “En dat is handig, want ik dénk in volumes!”

Hij heeft haarscherp op zijn netvlies staan hoe hij het wil, en vooral ook hoe hij het niet wil. “Ik benader die hele verhuizing als een militaire operatie, strak geregisseerd en zonder ruimte voor frivoliteiten. Ik kan me voorstellen dat mensen die mij op hun pad aantreffen mij als vervelend ervaren. In de functie die ik vervul en gezien de taak die we moeten volbrengen, heb ik een veelvoud aan ‘petten’ binnen deze organisatie.” 

ALS JE JE GRENZEN KENT HEB JE VEEL MEER VRIJHEID

In de vrachtwagen kwakken

De situatie als Voss in januari 2019 aan zijn klus begint: de collectie van Boijmans is verspreid over vijf locaties verspreid over Nederland en België. De bouw van het nieuwe depot, die werd gestart in maart 2017, vordert gestaag. De zesde verdieping is geplaatst en het bereiken van het hoogste punt wordt in september 2019 gevierd met pannenbier. Voss begint zich vast te bijten in de klus die hij onder handen heeft: met het team van Boijmans zorg dragen voor de veilige inhuizing van die 151.000 kunststukken.

“Die verhuizing is veel meer dan het in de vrachtwagen kwakken van een hoeveelheid met kunst gevulde houten kratten,” schetst hij de uitdaging. “Van alle stukken uit de collectie kennen we de gewichten, formaten, materialen en het volume. En we weten ook waar die stukken in het nieuwe depot terecht moeten komen. Dan kan het grote puzzelen beginnen!”

Tetris

Het proces dat Voss vervolgens uitlegt lijkt op Tetris met kunst. Er wordt niets lukraak in de vrachtwagens geladen. Er wordt gekeken naar toekomstige plaats in het depot, en vervolgens worden de kunststukken zeer nauwlettend in de geconditioneerde vrachtwagens geplaatst, strak tegen elkaar aan geplaatst met zo min mogelijk loze ruimte. “En bij aankomst in het depot rijdt die vrachtwagen een eveneens geconditioneerde losplaats in, waarna de kunst direct naar de toekomstige afdeling wordt gebracht. Pas als alle kunst uit een zending op de juiste plak staat, kan er een volgend transport komen. En geen minuut eerder.”

Kannen en kruiken

En hoewel er nog geen vrachtwagen de weg op is gegaan, het eerste transport wordt ergens in december verwacht, is de hele operatie feitelijk al in kannen en kruiken. Er is bekend wie er op welke locatie wat doet, wanneer er koffie wordt gedronken en wanneer er wordt geluncht. De verhuizing wordt gestart van twee van de tijdelijke locaties. Van maandag tot donderdag twee vrachtwagens per locatie, en op vrijdag per locatie één, voor spullen die bijzondere zorg nodig hebben. De kunststukken zijn strak ingepakt in zelf ontwikkelde verzamelkarren, klimaatkisten, transportframes of etagewagens, al naar gelang de aard van het kunstwerk.

Gespecialiseerd bedrijf

Als de eerste twee tijdelijke depots leeg zijn gereden volgen de resterende drie. Net zolang tot alle kunstvoorwerpen een plek hebben in het nieuwe depot. Per depot werken twee teams van vier mensen aan het inpakken en in de vrachtwagen plaatsen van de kunst, met per team één coördinator en één registrator die alles vastlegt. Na het transport, dat wordt uitgevoerd door een gespecialiseerd maar extern bedrijf, voltrekt de uitpakflow zich in omgekeerde volgorde met eenzelfde soort team, al is de coördinerende taak nu toebedeeld aan de depotbeheerder. “En die bepaalt ook het tempo waarin de vrachtwagens binnenkomen,” zegt Voss. “De ontvanger is leidend.” In totaal gaat het transport van de kunstwerken passen in 216 vrachtwagens, met gemiddeld 700 voorwerpen per transport.

“Het lijkt verstikkend, zo’n in beton gegoten verhuisplan,” zegt Voss met een glimlach. “Maar dat is het nou juist niet. Als je je grenzen kent, heb je veel meer vrijheid. Denk daar maar eens over na!”

Vormfunctie

Voss is klaar met zijn klus als alle 151.000 voorwerpen veilig en droog in het nieuwe depot staan. “En ook dat is een hele uitdaging. Het depotgebouw heeft een vormfunctie: het is rond! En da’s lastig: binnen die vorm een overzichtelijk depot bouwen waar je nog weleens wat terug kunt vinden ook. Ik ben dus pas klaar als alles binnen en op zijn plek staat en ik mijn ronde steekproeven heb kunnen doen: staat het voorwerp ook daadwerkelijk op de plek die het systeem aanwijst. Als dat zo is dan kan ik weer iets anders gaan doen.”

Monster

“Wat ik geweldig vind aan deze hele operatie: het is een écht team effort van de mensen van Boijmans zelf. Alleen de chauffeurs en de bijrijders komen van buiten.” Druk gebarend benadrukt Voss hoe belangrijk hij het vindt om dit nog te zeggen. “Het draait niet om mij. De mensen doen het, ik zorg ervoor dat het paadje dat we bewandelen bekend is en vrij van obstakels.”

“Toen we eraan begonnen vertelde ik het team: ‘Mensen, de klus die voor ons ligt is een monster, maar als we het een naam geven wordt het een vriendelijk dier’, waarmee ik bedoelde te zeggen dat als we die enorme opdracht opknippen in kleine segmenten, en vervolgens die segmenten in kaart brengen én voor de volle honderd procent snappen, dan hebben we alles benoemd. Ik verwacht geen nare verrassingen, en als er onverhoopt een calamiteit opdoemt, dan hebben we die waarschijnlijk al in kaart. En zo niet dan weten we alsnog hoe we moeten handelen. Alles zit dichtgetimmerd!”

Sjoerd, slaap jij lekker, die avond vóór het eerste transport? “Als een roos!” Brede glimlach.

Naar verwachting is de hele inhuizing in zestien weken na de eerste vrachtwagen afgerond. In totaal zijn ruim 30 medewerkers van Boijmans bij deze operatie betrokken. Wat Sjoerd Voss gaat doen als alles klaar is? Dat blijft nog even in het ongewisse maar in de kunstwereld zijn er altijd uitdagingen genoeg.